Cuadro de Mando dinamico – Dashboard

A la hora de presentar cifras ante un superior o un comité de dirección, disponer de un cuadro de mando que nos permita realizar consultas sobre los datos es muy interesante. Es decir, si disponemos de un cuadro de mando mediante el cual podemos cambiar de mes con un click y ver los resultados tanto de ese mes como en acumulado del año, comparando además con el presupuesto, pues tu jefe te lo agradecerá.
Así que vamos a explicar como hacerlo, aunque realmente es sencillo. Vamos a añadir además a nuestro cuadro de mando unos gráficos para comparar visualmente las cifras que se muestran.
Partimos de dos tablas iguales, una con el presupuesto y otra con los resultados reales. En el ejemplo he cogido la parte de arriba de una cuenta de perdidas y ganancias, llegando hasta el Margen Bruto, pero evidentemente se puede adaptar a cualquier tabla de datos, como por ejemplo unidades de venta agrupadas por categoría.
Tablas resultados
Lo primero que hacemos es crear el cuadro de mando, incluyendo en él las cifras reales y presupuestadas, tanto en aislado como en acumulado, y una columna de variación (recordad incluir un SI.ERROR en la misma para cuando dejéis vacíos los datos no os salga #DIV/0!).
Cuadro Mando
Aprovechamos el espacio vacío de arriba a la izquierda para incorporar un desplegable con los meses del año, utilizando validación de datos.
Desplegable - Cuadro Mando
Para rellenar los datos de meses aislados, es muy fácil, sólo hay que utilizar de forma anidada las formulas BUSCAR.V y COINCIDIR como ya hemos explicado anteriormente.
Formula Aislado - Cuadro de Mando
La formula utiliza el valor mostrado dentro del desplegable dentro de la función COINCIDIR de manera que al cambiar entre meses cambia también la información mostrada.
Pero también queremos analizar la situación financiera con los datos acumulados del año, y esto es mas complicado. Para ello, vamos a utilizar las tres filas que he dejado entre las dos tablas iniciales (de datos reales y el presupuesto). En primer lugar rellenamos la fila de en medio, poniendo números del 1 al 12 en aquellas columnas coincidentes con los meses del año.
Auxiliar - Cuadro Mando
Ahora vamos a rellenar las dos columnas restantes con la misma formula (solo que una hará referencia a la tabla superior y otra a la inferior). En realidad no sería necesario, y se podría usar solo una de ellas, pero en este caso vamos a usar ambas para que quede claro el ejemplo. La formula de la que hablo va a comprobar si los meses de las tablas son iguales o inferiores al mes que hemos seleccionado en el desplegable, y mostrará 1 o 0.
La formula es: SI.ERROR(SI(INDICE($B$27:$M$27;COINCIDIR($A$1;$B$15:$M$15;0))>=B27;1;0);0), y funciona como sigue:

  • SI.ERROR hace que si en el desplegable no hay nada seleccionado, el valor sea 0
  • SI compara el valor del mes evaluado con el del desplegable
  • INDICE y COINCIDIR convierten el mes del desplegable en un número para compararlo en el SI

Auxiliar 2 - Cuadro Mando
Una vez tenemos las tres filas completadas, podemos cambiar el color de la fuente de las mismas a blanco, para que estos números no se vean (también se podrían ocultar dichas celdas)
Ahora, para rellenar la parte de cifras acumuladas del cuadro de mando, solo tenemos que utilizar un SUMAR.SI, para sumar sólo aquellos meses donde se muestra un 1.

Formula Acumulado - Cuadro de Mando

Aunque ha sido un poco largo, ya tenemos nuestro cuadro de mando funcionando, de manera que si elegimos cualquier mes en el desplegable, se rellenan automáticamente los datos.
Cuadro de Mando
Además, podemos añadir gráficos vinculados a estas cifras (en mi caso he incluido, tanto en aislado como en acumulado, Ventas, Ventas Netas, Costes de Producción y margen Bruto), que también cambiarán en función de nuestra selección.
Cuadro de Mando con Graficos
Como siempre Cuadro_Mando que he utilizado para que podais verlo con tranquilidad.
Espero que os haya sido útil.

3 Comments

  1. OTILIA IBARRA 26/10/2016
    • Jorge 26/10/2016
  2. ArturoDiucT 14/05/2017

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